Digital neu denken: E-Mail-Management –
optimierte Prozesse und Ordnung im Postfach

Die Herausforderung:
Sichere und rechtskonforme Kommunikationsprozesse

E-Mails sind ein fester Bestandteil der Geschäftskommunikation: Sie sind kostengünstig, ermöglichen einen schnellen
Austausch und sind Träger wichtiger Informationen in allen Geschäftsprozessen. Trotz Social-Media- und InstantMessaging-Boom
ist die E-Mail neben dem Telefon das meistgenutzte Medium, um mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren
– zumal das klassische Telefax ausgedient hat (nicht EU-DSGVO-konform) und daher für die
Übertragung bestimmter personenbezogener Daten unzulässig ist (OVG Lüneburg 2020).

Gemäß einer Untersuchung des IT-Branchenverbands Bitkom e. V. nutzten im Jahr 2016 in Deutschland alle
Unternehmen das Internet, um E-Mails zu versenden und zu empfangen. Im Schnitt erhielt jeder Mitarbeiter
18 geschäftliche E-Mails pro Tag, 2020 waren es laut Bitkom bereits 26. Ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitern
empfängt somit täglich etwa 6500 E-Mails, das heißt rund 1,3 Millionen im Jahr – Tendenz steigend. Wie geht
man mit dieser Kommunikationsflut im Unternehmen am besten um? Zumal es einige Fallstricke gibt, beispielsweise
werden E-Mails:

übersehen oder versehentlich gelöscht,
nicht rechtskonform und unübersichtlich gespeichert/aufbewahrt,
wenig effizient in den Geschäftsprozess eingebunden,
mit einer falschen Erwartungshaltung und unklarer
Anschlusskommunikation verschickt.

Wir haben zu dem Thema ein Whitepaper gemeinsam mit der Firma ELO Digital erstellt.
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