Ab dem 1. Januar 2025 stellt die E-Rechnungspflicht einen bedeutenden Wendepunkt für B2B-Transaktionen dar. Das Ziel: den elektronischen Rechnungsaustausch vereinheitlichen und vereinfachen. Das von der Bundesregierung beschlossene Wachstumschancengesetz sorgt für diese Änderung im Umsatzsteuergesetz (UStG). Die E-Rechnungspflicht gilt für Unternehmen jeder Größe im B2B-Bereich. Sie bezieht sich mit Übergangsregelungen auf den Versand, aber insbesondere ab dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsregelungen auch auf den Empfang eingehender Rechnungen und gilt für alle inländischen Unternehmen – unabhängig der Umsatzhöhe oder des Gewinns.

 

Inhalt
Ausnahmen bestätigen die (Übergangs-)Regel
PDF-Rechnung: Digitalisierungsliebling oder Auslaufmodell?
EDI bleibt flexibel
So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnungspflicht
Einheitliches Meldesystem im Anmarsch

 

Ausnahmen bestätigen die (Übergangs-)Regel
Auch im Fall der beschlossenen E-Rechnungspflicht gibt es eine Ausnahmeregelung: Bei Kleinbetragsrechnungen – derzeit bis 250 EUR brutto – können weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden. Das gilt ebenso für Fahrausweise i. S. des § 34 UStDV. Bezüglich einer Übergangsregelung ist zumindest auf Empfängerseite keine vorgesehen. Das heißt, dass alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Lediglich für die Ausstellung von E-Rechnungen sind bis zum 31. Dezember 2027 Übergangsregelungen getroffen worden.

 

PDF-Rechnung: Digitalisierungsliebling oder Auslaufmodell?
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung (sofern es sich dabei nicht um ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 handelt) gilt ab dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung! Lediglich während der Übergangsphase bis Ende 2027 können PDF-Rechnungen – jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers – weiterhin versendet werden.

 

EDI bleibt flexibel
Die gute Nachricht vorab: Über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen sind weiterhin zulässig, auch wenn deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Voraussetzung ist, dass sich aus dem zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarten Format die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen. Diese Informationen müssen in ein Format überführt werden können, das den Formatvorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder mit diesen interoperabel ist.

 

So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnungspflicht
Wie geht es nun weiter? Es gibt zwei Dinge, die Sie hierbei beachten sollten:

Stellen Sie sicher, dass Sie ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Aufgrund der Übergangsregelung bis Ende 2027 müssen auch Papierrechnungen oder Rechnungen als PDF-Datei – hier jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers – noch in Empfang genommen werden können. Dementsprechend müssen Workflows eingerichtet oder beibehalten werden.

Ihr Fokus sollte allerdings darauf liegen, die Anforderungen, die mit der E-Rechnungspflicht einhergehen, schnellstmöglich umzusetzen und die Übergangsphase nicht bis zum letzten Tag auszureizen.

 

Einheitliches Meldesystem im Anmarsch
Zudem sollten Sie die Entwicklungen bezüglich des transaktionsbezogenen Meldesystems im Blick behalten. Denn das Bundesministerium für Finanzen strebt sowohl für die nationalen als auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ein einheitliches elektronisches System für die transaktionsbezogene Meldung an. Die obligatorische E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist der erste Schritt hin zur späteren Einführung eines solchen Meldesystems.